Ordlista för fakturahantering
Här samlar vi de viktigaste begreppen inom fakturahantering och fakturakontroll. Varje term förklaras kortfattat och länkas till relevanta guider där du kan läsa mer.
- Attestering
- Formellt godkännande av en faktura för betalning, ofta utfört av en behörig person enligt företagets attestordning. Attestprocessen innebär att en utsedd person kontrollerar att fakturan är korrekt innan den godkänns för utbetalning.
- Läs mer om fakturaattest och attestprocessen
- Avtalskontroll
- Verifiering av att fakturerade priser och villkor överensstämmer med det som avtalats med leverantören. Avtalskontroll är en central del av fakturagranskningen, särskilt i projekt med komplexa prisstrukturer.
- Läs mer om att kontrollera fakturor mot avtal
- Dubblettfaktura
- En faktura som skickats eller registrerats mer än en gång, med risk för dubbel betalning. Dubbletter kan uppstå genom systemfel, manuella misstag eller när leverantören skickar samma faktura i flera kanaler.
- Läs mer om vanliga fel i leverantörsfakturor
- E-faktura
- Elektronisk faktura i strukturerat format som kan läsas maskinellt, till skillnad från en PDF eller pappersfaktura. Vanliga format inkluderar Peppol BIS och Svefaktura.
- Läs mer om fakturaformat
- Fakturaattest
- Processen där en utsedd person granskar och godkänner en faktura innan betalning genomförs. Fakturaattest är en av de viktigaste internkontrollerna i ett företags ekonomiprocess.
- Läs mer om fakturaattest
- Fakturaflöde
- Den väg en faktura tar genom organisationen, från mottagning och registrering till kontroll, attest och betalning. Ett effektivt fakturaflöde minskar handläggningstiden och risken för fel.
- Läs mer om typiska fakturaflöden
- Fakturaformat
- Det tekniska formatet för en faktura, exempelvis PDF, Peppol BIS, Svefaktura eller skannat pappersdokument. Formatvariationen mellan leverantörer är en av de större utmaningarna vid automatisering.
- Läs mer om varför fakturaformat varierar
- Fakturakontroll
- Systematisk granskning av en faktura för att verifiera att uppgifterna är korrekta innan betalning. Fakturakontroll omfattar priskontroll, mängdverifiering, avtalskontroll och duplikatkontroll.
- Läs checklistan för fakturakontroll
- Fakturamatchning
- Jämförelse av fakturadata mot order, leverans eller avtal för att säkerställa överensstämmelse. Trevägsmatchning innebär att fakturan jämförs mot både order och leveransbekräftelse.
- Läs mer om fakturamatchning mot avtal
- Feldebitering
- En situation där leverantören fakturerar ett felaktigt belopp, felaktiga mängder eller felaktiga artiklar. Feldebitering kan bero på misstag i leverantörens system eller på avsiktliga avvikelser.
- Läs mer om att upptäcka feldebitering
- Kontering
- Tilldelning av en faktura till rätt konto, projekt eller kostnadsställe i bokföringen. Korrekt kontering är avgörande för att uppföljning och rapportering ska bli korrekt.
- Kreditfaktura
- En faktura som utfärdas av leverantören för att korrigera en tidigare felaktig faktura. Kreditfakturan minskar det utestående beloppet och används vid reklamation eller felaktiga leveranser.
- Läs mer om hantering av felaktiga fakturor
- Leverantörsfaktura
- En faktura som ett företag tar emot från en leverantör för varor eller tjänster som levererats. Leverantörsfakturor utgör grunden för företagets utbetalningar och kräver kontroll före attest.
- Läs mer om att verifiera leverantörsfakturor
- OCR (Optical Character Recognition)
- Teknik som omvandlar text i skannade dokument eller bilder till maskinläsbar text. OCR är ett centralt steg i automatiserad fakturahantering, där pappersfakturor eller PDF:er digitaliseras för vidare bearbetning.
- Läs mer om OCR och fakturatolkning
- Överdebitering
- När en leverantör fakturerar mer än det avtalade priset eller för fler enheter än vad som levererats. Överdebitering kan vara svår att upptäcka utan systematisk kontroll mot avtal och leveransdata.
- Läs mer om att upptäcka överdebitering
- Prislistekontroll
- Verifiering av att fakturerade enhetspriser överensstämmer med avtalade prislistor. Prislistekontroll är särskilt viktigt i branscher med stora volymer och komplexa prisstrukturer.
- Läs mer om priskontroll mot avtal
- Strukturerad data
- Fakturainformation som har organiserats i ett format som kan bearbetas maskinellt, exempelvis tabeller med leverantör, artiklar, mängder och priser. Att omvandla fakturor till strukturerad data är ett centralt steg i automatiserad fakturahantering.
- Läs mer om hur fakturor omvandlas till strukturerad data
- Trevägsmatchning
- En kontrollmetod där fakturan jämförs mot både inköpsorder och leveransbekräftelse för att säkerställa att alla tre överensstämmer. Trevägsmatchning är standardmetoden i större organisationer.
- Läs mer om verifieringsmetoder
- ÄTA (Ändrings- och tilläggsarbeten)
- Arbeten som tillkommer utöver det ursprungliga kontraktet i byggprojekt, och som faktureras separat. ÄTA-poster kräver särskild granskning vid fakturakontroll för att säkerställa att arbetet är beställt och godkänt.
- Läs mer om fakturakontroll i byggprojekt